До 10 червня треба оцифрувати Трудові книжки. Що буде, якщо цього не зробити

31.05.2026, 16:54 inshe.tv

В Україні триває перехід на електронний облік трудової діяльності. До 10 червня 2026 року роботодавці та працівники мають подати відомості з паперових трудових книжок до Пенсійного фонду для їх оцифрування, нагадують Новини Live. Що буде, якщо не встигнути до цього терміну?

Чи втратиться стаж?

Страховий стаж не зникає у разі відсутності оцифрування. Стаж до 2004 року підтверджується паперовою трудовою книжкою, після 2004 року дані вже містяться в електронному реєстрі ПФУ.

Що зміниться після дедлайну?

Якщо дані не будуть внесені до електронної системи до 10.06.2026, то інформація не потрапить до реєстру автоматично. При оформленні пенсії доведеться подавати паперову трудову книжку. Можливі додаткові перевірки стажу через архівні документи.

Як це вплине на пенсію?

Право на пенсію не втрачається, однак автоматичне призначення пенсії може бути ускладненим, а процес оформлення стане більш бюрократичним і тривалим.

Основні ризики:

Головна проблема — не юридична, а практична: втрата або пошкодження паперової трудової книжки, а також складність підтвердження стажу без документів (архіви, довідки, інколи судові процедури).

Хто відповідає за оцифрування?

Роботодавець — для чинних працівників, або ж сам працівник — через електронний кабінет Пенсійного фонду.

Які правові та практичні наслідки настануть для працівника, якщо паперова трудова книжка не буде відсканована та передана до Пенсійного фонду до 10.06.2026, зокрема, чи вплине це на збереження страхового стажу, можливість автоматичного призначення пенсії та інші трудові права працівника?

Якщо не відсканувати трудову книжку до 10 червня 2026, це не призведе до втрати страхового стажу, проте значно ускладнить процес призначення пенсії у майбутньому, оскільки дані про період роботи до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично.

Обґрунтування

1. Статус страхового стажу

Страховий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, підтверджується на підставі записів у паперовій трудовій книжці. Якщо ці дані не будуть оцифровані до завершення перехідного періоду, вони не зникнуть, але при призначенні пенсії особі доведеться особисто надавати оригінал паперової книжки до ПФУ для підтвердження стажу Закон України від 09.07.2003 р. №1058-IV, прикінцеві положення. Стаж після 1 січня 2004 року вже обліковується в електронному реєстрі на підставі звітів роботодавців і додаткового оцифрування не потребує.

2. Перехідний період

Законом України від 05.02.2021 р. №1217-IX встановлено п’ятирічний перехідний період (з 10.06.2021 до 10.06.2026 рр.) для включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Після цієї дати паперова трудова книжка остаточно перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет надається електронним даним.

3. Обов’язки роботодавця та зберігання

До 10 червня 2026 роботодавець, який зберігає трудові книжки працівників (прийнятих до 10.06.2021 р.), зобов’язаний забезпечити їх сканування та передачу до ПФУ; Після завершення оцифрування (або після 10.06.2026 р.) паперова трудова книжка видається працівнику на руки під підпис на зберігання ст. 48 КЗпП; Якщо книжка не була відсканована роботодавцем, працівник може зробити це самостійно через особистий кабінет на порталі електронних послуг ПФУ навіть після дедлайну, проте офіційний період масового оцифрування завершується саме в червні 2026.

4. Ризики

Головний ризик — втрата або пошкодження паперового документа. Якщо дані не оцифровані, а паперова книжка буде втрачена після 10.06.2026, підтвердження стажу до 2004 року вимагатиме складних процедур через архіви або судові рішення.

Важливо!

Наразі у Верховній Раді зареєстровано законопроєкт №14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення, проте станом на березень 2026 року він ще не прийнятий. Тому чинним залишається дедлайн 10 червня 2026.

Висновок

Процес оцифрування документів про трудову діяльність відбувається в інтересах самої особи для забезпечення коректного та швидкого розрахунку пенсійних виплат у майбутньому. Подати сканкопії може як роботодавець, так і сам працівник через вебпортал електронних послуг ПФУ.

Читати повністю…