Наш веб-сайт використовує файли cookie, щоб забезпечити ваш досвід перегляду та відповідну інформацію. Перш ніж продовжувати користуватися нашим веб-сайтом, ви погоджуєтеся та приймаєте нашу політику використання файлів cookie та конфіденційність. cookie та конфіденційність
Так, ми вручили електронну таблицю Excel з тисячами рядків у ній і ви розумієте, що всі дані в неправильному порядку. Можливо, вам доведеться сортувати її на основі імені стовпців або шляхом сортування даних від більшого до меншого.
На перший погляд, сортування даних в Excel завдання просте, і додаток, безумовно, спрощує сортування. Однак, важливіше те, як ви можете відсортувати та змінити порядок даних у ваших списках. Ось три методи сортування даних Excel, про які ви дізнаєтесь у цьому уроці:
Сортування даних іноді може видаватися небезпечним; що, якщо ви відсортуєте тільки один стіл, і дані будуть зміщені? Я покажу вам, як уникнути цього. Давайте почнемо.
Цей скринкаст охоплює кілька методів сортування ваших даних. Перегляньте цей трихвилинний відеоролик, щоб швидко вивчити ці професійні техніки роботи Excel. Ми починаємо з простою сортуванням та перейдемо до більш просунутих методів, щоб ви завжди змогли відсортувати дані так, як вам потрібно.
Читайте далі покрокове керівництво з сортування даних в електронних таблицях Excel із простим використанням і передовими методами.
Сортування може бути дуже простим, всього пара кліків для перестановки даних у ваших таблицях. Давайте дізнаємось як.
У книжці Excel почніть з натисканням на комірку стовпця, який ви хочете відсортувати. Тепер переконайтеся, що ви знаходитесь у вкладці Головна на стрічці Excel'я та знайдіть кнопку Сортування та фільтр на правій стороні цієї панелі.
Кнопка Сортування та фільтр знаходиться у самій правій частині вкладки Головна.
Зауважте, що у варіантах сортування можна відсортувати текст «А до Я» або «Я до А». Ці прості варіанти допоможуть відсортувати дані в Excel в алфавітному або зворотному порядку, залежно від того, що ви вибрали.
Коли ви сортуєте дані в Excel, сортується по рядку. По суті, вибраний у вас стовпець буде «ключом», який використовує Excel, щоб вирішити, як відсортувати дані, але кожен рядок це запис, який повинен залишатися згрупованим разом.
Залежно від даних, які ви вибрали, можна виконати сортування за алфавітним чи числовим порядком. Якщо стовпці містять числові дані, ви можете відсортувати їх у порядку від малого до більшого числа, текстові дані сортуються в алфавітному порядку.
У прикладі вище варіанти сортування змінилися, тому що я вибрав стіл із цифрами.
Виконати звичайне сортування на самому ділі так просто. Просто натисніть на дані, виберіть варіант сортування, і Excel перебудує дані в таблиці.
Я відсортував дані у цій таблиці на основі клієнта всього у кілька кліків.
Дільна рада: спробуйте також сортувати, клацнувши правою кнопкою миші всередині стовпця і вибравши сортування , а потім упорядкувати спосіб сортування вихідних даних.
Не менш важливо дізнатися, що про найнебезпечніший спосіб сортування даних в Excel такий метод може вивести ваші вихідні дані.
Проблема виникає, якщо в таблиці багато даних, а ви випадково відсортували лише один стіл даних. Кожен рядок з даними в Microsoft Excel дійсно схожий на запис, який повинен бути так само по всьому рядку.
На зображенні нижче, я розфарбувавши рядки, таким чином буде виділено небезпечне місце із сортуванням тільки одного стовпа даних.
Я поставив кольори рядкам у цьому прикладі, щоб ми могли переконатися, що наші дані відсортовані правильно. Квіти повинні повністю пройти через кожний рядок без перерв, якщо дані сортуються правильно.
Велика помилка користувачів Excel полягає у виборі лише одного стовпця при сортуванні та виборі неправильного параметра у наступному вікні.
Excel навіть намагається попередити нас, показуючи вікно Виявлені дані поза вказаним діапазоном . У спливаючому вікні можна вибрати автоматичне розширення виділеного діапазону (виберіть це!) та сортування в межах зазначеного виділення .
Я завжди думав, що варіанти, які дають вам це вікно, не зовсім зрозумілі. Просто знайте, що ви захочете використати автоматичне розширення виділеного діапазону, щоб переконатися, що Excel запустить усі столбці при сортуванні даних.
Для тестування дайте подивитись, що вийшло, якщо ми виберемо один стілець та виберемо тип сортування, сортувати в межах зазначеного виділення .
Використання варіанта сортування в межах зазначеного діапазону сортує лише один стілець даних, який обов'язково руйнує вашу вихідну електронну таблицю.
На скріншоті нижче ви можете побачити, наскільки проблематичний цей тип сортування. Оскільки стовпець Сума виставленого рахунку була відсортована від найменшого до найбільшого, всі інші стовпці залишилися на місці. Це означає, що наші дані більше не є вірними.
Як ви бачите з невідповідності квітів, були відсортовані лише дані в таблиці Сума виставлена на рахунок , тому тепер таблиця невірна.
Таким чином, при сортуванні даних є два ключових «НЕ» :
Оголошення
Досі просте сортування дозволяло нам сортувати дані однотипно. Що, якщо ми хочемо два типи даних у нашій сортуванні?
Що, якщо ми хочемо…
Відповідь на це – розширена сортування, при якій ви можете встановити кілька рівнів сортування даних. Давайте розглянемо останній приклад, використовуючи зразки даних.
Щоб розпочати роботу, клацніть десь усередині своїх даних і в параметрах Сортування та фільтр , а потім виберіть Настроювану сортування .
Виберіть розширені параметри сортування, виберіть Сортування та фільтр > Настроювана сортування .
У цьому вікні ми можемо додати кілька рівнів сортування. Ви можете вибрати список, що розкривається, поруч із сортуванням і стовпом, який ви хочете відсортувати.
У моєму випадку я виберу Клієнта в меню, що розкривається, і залишу значення Сортування рівним Значенням, а Порядок — Від А до Я. На простому мові це сортує електронну таблицю Excel на основі алфавітного порядку.
Тепер дайте натиснемо Додати рівень . Це створить нову строчку в параметрах сортування та дозволить нам додати інший рівень організації.
Тепер я можу вибрати суму, виставлену в іншому списку, що розкривається. Комбінація цих двох правил починається шляхом сортування на основі імені клієнта, а потім суми, виставленої для розрахунку для кожного проекту.
Ви можете продовжити додавати стільки рівнів, скільки хочете у цьому вікні розширеної сортування. Послідовність рядка має значення, тобто. Ви можете перемістити рядок зверху для сортування спочатку за виставленим рахунком, наприклад, а потім за клієнтом.
Як тільки ми натиснемо OK , Excel сортує таблицю на основі правил, які ми створили у цьому вікні.
Порада: Для більш тривалої сортування спробуйте в меню Сортування , що розкривається, змінити тип сортування на розширені функції, такі як сортування на основі кольору комірки.
Розширене сортування дозволяє створити два рівні організації даних у вашій таблиці. Якщо сортування за одним фактором недостатньо, використовуйте розширене сортування, щоб додати більше можливостей.
Сортування це ще одне значення, яке потрібно тримати у готовому вигляді у своїй книжці Excel. Коли вам потрібно повторно додати дані до електронної таблиці, занадто багато годин можна витратити для вирізання та вставити рядок у визначеному порядку, тому сортування є обов'язковим.
